Kdo je Digitální pošťák a jaká je jeho role v síti Peppol?

V článku „Jak funguje e-faktura v praxi“ jsme představili cestu faktury od vystavení až po přijetí. Nyní se blíže podíváme na Digitálního pošťáka, který zajišťuje její přenos v síti Peppol.

Digitální pošťák je certifikovaný poskytovatel doručovací služby, který zajišťuje připojení firmy do sítě Peppol a doručování elektronických faktur. Za tímto účelem provozuje přístupový bod do sítě – v terminologii Peppol jde o tzv. Access Point.

Mezinárodní rámec sítě zastřešuje sdružení OpenPeppol, na Slovensku roli Peppol autority vykonává Finanční ředitelství SR.

Co dělá Digitální pošťák?

Úkolem Digitálního pošťáka je zajistit, aby elektronická faktura bezpečně prošla od odesílatele až k příjemci. Pro uživatele přitom celý proces v ideálním případě probíhá automaticky na pozadí.

Mezi jeho hlavní úkoly patří:

• Registrace firem v síti Peppol – zajišťuje registraci firmy a údajů potřebných k doručování elektronických faktur.
• Transformace dat a kontrola jejich správnosti – je-li potřeba transformace, vytváří z přijatých dat XML soubor. Ověřuje také, zda elektronický dokument splňuje technické požadavky a příslušné standardy Peppol.
• Vyhledání příjemce – zajišťuje, aby dokument putoval ke správnému účastníkovi sítě Peppol.
• Odesílání elektronických faktur – přebírá fakturu z účetního nebo ERP systému a doručuje ji prostřednictvím sítě Peppol.
• Přijímání elektronických faktur – přijímá faktury a další dokumenty ze sítě Peppol a předává je do systému příjemce.
• Reporting na Finanční správu SR – z přenášené faktury vytváří soubor s informacemi pro Finanční správu SR označovaný jako TDD (Tax Data Document) a ten zasílá na její Access Point.
• Bezpečný přenos dat – stará se o bezpečnou komunikaci mezi odesílatelem, sítí Peppol a příjemcem. Přenos mezi Access Pointy probíhá přes protokol AS4, který zajišťuje podepisování a šifrování zpráv.
• Propojení různých systémů – umožňuje, aby spolu komunikovaly různé účetní, ERP a fakturační systémy bez nutnosti přímého propojení mezi každými dvěma firmami.
• Stavové zprávy MLS (Message Level Status) – poskytují informaci o přijetí nebo odmítnutí dokumentu.

Proč je Digitální pošťák důležitý?

Digitální pošťák je v podstatě technologická spojka mezi firmou a sítí Peppol. Zatímco uživatel pracuje ve svém účetním nebo ERP systému, Digitální pošťák zajišťuje vše potřebné pro odeslání a přijetí elektronických dokumentů.

Jeho cílem je, aby elektronická fakturace byla pro firmu jednoduchá, bezpečná a co nejvíce automatizovaná.

Nejde tedy jen o „odeslání faktury“. Digitální pošťák zajišťuje celý technický proces komunikace – od kontroly dokumentu přes nalezení správného příjemce až po jeho bezpečné doručení do systému obchodního partnera.

Díky Digitálnímu pošťákovi se tak elektronická faktura může dostat z jednoho účetního systému do druhého bez e-mailů, papírování a ručního přepisování údajů.

MIBFORMA jako certifikovaný Digitální pošťák

MIBFORMA a.s. je certifikovaným poskytovatelem doručovací služby. V seznamu Finanční správy SR je uvedena pod identifikátorem EFSK000004. Její Access Point je součástí řešení mib:Peppol.

Domluvte si konzultaci o propojení vašeho ERP systému s Digitálním pošťákem.

V následujícím článku si přečtete: Jak si vybrat certifikovaného Digitálního pošťáka: Nákupní průvodce pro CFO a IT manažery