Elektronická fakturace je povinnost, kterou musí splnit všechny firmy, na které se vztahuje nová legislativa. Je to zároveň příležitost, která může firmám pomoci zjednodušit procesy, snížit administrativu a zrychlit tok dokladů. Aby však digitalizace přinesla očekávaný efekt, nestačí vybrat řešení, které dokáže fakturu odeslat. Digitální pošťák se stává součástí finanční a IT infrastruktury firmy – pracuje s citlivými údaji, propojuje ERP systémy a musí být dostupný tehdy, když ho firma potřebuje.
Při výběru je proto třeba hodnotit nejen cenu či počet funkcí, ale především bezpečnost, integraci, míru automatizace, flexibilitu a garantovanou dostupnost.
Bezpečnost a standardy: Základ důvěry
Nejprve si ověřte, zda je poskytovatel uveden v seznamu certifikovaných poskytovatelů doručovací služby Finanční správy SR.
E-faktury obsahují citlivé obchodní a finanční údaje. Úroveň jejich ochrany je proto jedním z klíčových kritérií výběru. Zjistěte si, zda dodavatel využívá bezpečný šifrovaný přenos a zda jeho řešení dosahuje hodnocení TLS A+.
Důležitým ukazatelem je také certifikace ISO 27001, která potvrzuje systematický přístup k řízení informační bezpečnosti.
Pro CFO je bezpečnost řešení ochranou firmy před finančními a reputačními škodami. IT manažer ověřuje, zda řešení splňuje požadované bezpečnostní standardy a zapadá do bezpečnostní architektury organizace.
Integrace s ERP: Minimum manuální práce
Skutečný přínos e-fakturace vzniká až tehdy, když se faktury nemusí ručně přenášet mezi systémy. Digitální pošťák musí být schopen integrovat se s vaším ERP nebo účetním systémem a automatizovat celý tok dokladů.
Ověřte si proto, zda nabízí řešení vhodné pro váš ERP systém, jaká API nebo hotové konektory jsou k dispozici a jaké jsou možnosti automatického odesílání a přijímání faktur. Zjistěte také, jak systém upozorní na nedoručený nebo chybný doklad a zda lze stav faktury sledovat přímo v ERP.
Řešení se má přizpůsobit firmě, ne naopak
Každá společnost má jinak nastavené fakturační a schvalovací procesy. Při výběru proto nestačí zjistit, co všechno řešení „umí“. Důležitější je, jak dobře se dokáže přizpůsobit vašim stávajícím procesům.
Ptejte se, zda lze nastavit uživatelská oprávnění, napojení na stávající schvalovací workflow, notifikace, integrační pravidla či způsob zpracování výjimek podle potřeb vaší organizace.
Flexibilní řešení podporuje automatizaci, aniž by firma musela zásadně měnit své interní procesy nebo vytvářet zbytečné manuální kroky.
SLA a podpora: Co se stane při výpadku?
U finančních procesů je dostupnost služby kritická. Důležité proto není jen to, jak služba funguje za běžného provozu, ale i co se stane, když nastane problém.
Před podpisem smlouvy požadujte konkrétní parametry SLA (dohody o úrovni poskytovaných služeb). Mezi základní kritéria patří garantovaná dostupnost, jasně definované reakční doby při chybách a pravidla eskalace.
Zjistěte také, jak dodavatel řeší plánované odstávky, technické incidenty a případný výpadek. Co se stane s fakturou, kterou firma vystaví během nedostupnosti služby? Kdy bude odeslána? Jak zákazník zjistí, že byla úspěšně doručena?
Ujasněte si také, kdo zajišťuje aktualizace řešení při změnách legislativy a pravidel sítě Peppol a zda jsou zahrnuty v ceně služby.
Na co se zeptat dodavatele před podpisem smlouvy?
Před rozhodnutím doporučujeme položit každému dodavateli stejné konkrétní otázky:
- Má vaše řešení hodnocení TLS A+ a firma certifikaci ISO 27001?
- Jak se řešení integruje s naším ERP a jaká API nebo konektory poskytujete?
- Dokážeme automatizovat odesílání i přijímání faktur?
- Do jaké míry lze řešení přizpůsobit našim interním procesům?
- Jakou dostupnost garantujete v SLA?
- Jaká je garantovaná reakční doba při kritické chybě?
- Jsou aktualizace při změnách legislativy a pravidel sítě Peppol zahrnuty v ceně služby?
Digitální pošťák jako spolehlivá součást firemních procesů
Při výběru Digitálního pošťáka hodnotí CFO a IT manažer kromě ceny za odeslanou fakturu hlavně přínosy řešení pro firmu. Rozhodující je, jaké riziko řešení eliminuje, kolik manuální práce odstraní a jakou dostupnost a podporu dodavatel garantuje.
Správně zvolený Digitální pošťák je součástí firemní infrastruktury, která zajišťuje doručování e-faktur a poskytuje spolehlivou oporu finančnímu i IT oddělení.
Poznejte možnosti řešení e-faktury pro vaši firmu na mibpeppol.sk/cs.
V následujícím článku si přečtete: mib:Peppol – e-Faktura pro SAP a jiné ERP systémy: Představení řešení e-fakturace